Moment odejścia pracownika z firmy, niezależnie od tego, czy jest to jego decyzja, czy wynik wypowiedzenia – to zawsze wymagająca sytuacja dla organizacji. Offboarding ma równie istotne znaczenie jak onboarding, ponieważ wpływa na wizerunek firmy, bezpieczeństwo procesów i relacje z byłymi pracownikami. Mimo to, według badań Aberdeen, jedynie 29% firm posiada sformalizowane działania w tym zakresie.

pexels rdne 7581040

Według skali stresu Holmesa i Rahe’a utrata pracy, to jeden z najbardziej stresujących wydarzeń w życiu. Szczególnie ta nieplanowana, kiedy pracownik przez wiele lat był związany z firmą i musi na nowo odnaleźć się na rynku pracy. W takiej sytuacji należy szczególnie zadbać o bezpieczeństwo i komfort pracownika. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z programu Outplacementu, który jest skierowany do pracowników, którzy na skutek decyzji pracodawcy, zostali zwolnieni z organizacji. Dzięki temu firma może złagodzić potencjalne sytuacje konfliktowe z pracownikiem, a jednocześnie wesprzeć go w poszukiwaniu nowej pracy, dzięki doradztwu zawodowemu, pomocy w przygotowaniu odpowiedniego CV, dodatkowych szkoleniach rozwojowych czy wsparciu specjalistów (np. psychologa lub doradcy zawodowego).

W procesie offboardingu należy zadbać o komfort byłego pracownika, a także o bezpieczeństwo firmy i całego zespołu. Ważna jest komunikacja o nadchodzących zmianach w zespole i w firmie. Osoby, które bezpośrednio współpracują z osobą, której za chwilę w organizacji nie będzie, powinny dostać jasny komunikat o planowanych zmianach z wyjaśnieniem, z czego one wynikają. W przeciwnym razie w zespole mogą pojawić się wątpliwości dotyczące ich stabilizacji w firmie i związanego z tym braku poczucia bezpieczeństwa.

Kluczowa jest rozmowa podsumowująca z pracownikiem – tzw. exit interview. Rozmowę warto przeprowadzić niezależnie, z której strony zapadła decyzja o rozstaniu. Odpowiednio przeprowadzona rozmowa, pomoże zebrać wartościowy feedback. Dla firmy to również szansa na wyciągnięcia wniosków na przyszłość i poprawienie obszarów, które dotychczas nie funkcjonowały odpowiednio. Warto, aby pytania w tracie rozmowy miały formę otwartą. Powinny dotyczyć następujących obszarów: powodów odejścia z pracy, poziomu zadowolenia z pracy/stanowiska, warunków pracy i benefitów, komunikacji wewnętrznej z bezpośrednim przełożonym, zespołem i w całej firmie, oceny możliwości rozwoju i zdobywania nowych kompetencji/szkoleń, procedur firmowym, narzędzi, trudności na stanowisku i sugestii co można poprawić w firmie.

Proces powinien obejmować następujące etapy

  1. Rozmowa i ustalenie warunków rozstania, np. ustalenia możliwości skrócenia okresu wypowiedzenia, skorzystania z zaległego urlopu.
  2. Komunikacja zmian personalnych w zespole – informacja o zmianach  bezpośrednio do zespołu pracownika i całej organizacji.
  3. Przekazanie obowiązków pracownika – ustalenie działań w zakresie przekazania obowiązków.
  4. Exit interview –  rozmowa dotycząca feedbacku pracownika o dotychczasowej współpracy z firmą.
  5. Działania administracyjne – wygaszenie dostępów pracownika do systemów.
  6. Ustalenie wzajemnych relacji po zakończeniu współpracy i pozostaniu w kontakcie.

 

Podsumowanie

Pamiętajmy, że były pracownik może być najlepszym ambasadorem firmy – pod warunkiem, że proces jego offboarding przebiega w atmosferze szacunku dla niego. Dobrze przeprowadzony offboarding pozwala w profesjonalny sposób zakończyć współpracę, daje cenny feedback, który może przełożyć się na korzystne zmiany w firmie i buduje markę pracodawcy na rynku pracy. Warto również, utrzymywać kontakty z byłymi pracownikami – może to przynieść wiele korzyści, np. przełożenie na pozytywny wizerunek firmy, współpracę biznesową czy działania rekrutacyjne.